Gérer son agenda

Physique ou virtuel, comment gérez-vous votre agenda et vos tâches ?

Gérer son agenda
Votre agenda de manière efficace

Gestion de l'agenda

La gestion de l'agenda et des tâches d'un entrepreneur est cruciale. Cela détermine en grande partie votre efficacité quotidienne mais aussi à piloter votre activité et ainsi vous aider à progresser.

En effet, un agenda bien gérer vous permet de traiter davantage de tâches dans votre journée mais aussi d'avoir une vision à plus long terme, selon les stratégies que vous mettez en place. Plus de perte de temps le long de la journée à vous demander sur quelle tâche vous devez travailler, vos journées sont structurées, et vous n'avez plus besoin de vous srucharger l'esprit, tout est dans votre agenda.

A la limite peu importe que vous utilisiez un agenda papier ou informatisé, le principal est déjà d'en utiliser un.

Les basiques concernant les tâches

Nous connaissons pour la plupart les basiques concernant la gestion de son agenda et de ses tâches quotidiennes.  Petit rappel pour les nouveaux.

Nombre de tâches

Il est recommandé de ne pas surcharger sa journée. Pourquoi ? Car vous avez toujours des impondérables qui vont vous prendre du temps non prévu. Coup de téléphone, sollicitation d'un collaborateur, problème technique, etc.
Egalement, trop de tâches sur une journée peut être démoralisant, alors que votre moral est très important pour développer votre entreprise efficacement.

Le conseil est donc de ne pas avoir beaucoup plus de 5 à 6 tâches journalières (en tous cas d'essayer de ne pas aller à plus de l'équivalent de 6h). Dans tous les cas, si vous en mettez plus, vous ne pourrez pas tout réaliser et cela ne vous obligera qu'à une chose : les reporter sur d'autres journées et modifier la suite de votre agenda.

Ordre des tâches

Il faut en général toujours mettre les tâches les plus difficiles (et celles qui vous tentent le moins) en premier. D'une part car c'est à ce moment de la journée que vous êtes le plus motivé et enclin à les réaliser. D'autre part, car une fois celles-ci réalisées, les autres vous apparaitront plus plaisantes et vous aurez déjà l'impression d'avoir été productif.

Forcez-vous donc à placer toujours ces tâches en début de journée.

Tâche longue

Lorsque vous avez une tâche qui va demander beaucoup de temps de travail, il est très souvent préférable de la répartir sur plusieurs jours.
Plusieurs raisons à cela :

  • Trop de temps sur une même tâche vous rendra moins efficace (lassitude)
  • Vous pourrez prendre de la distance en y réfléchissant à différents moments
  • Induit par les autres points, mais cela donnera un résultat de meilleure qualité

Reporter

Pensez à reporter automatiquement les tâches non effectuées. N'en faites pas passer à la trappe, ou alors uniquement de façon volontaire. Une entreprise, quelle que soit sa taille, doit être en constante évolution. Par vos tâches effectuées, vous la faites évoluer.

Google Agenda

Personnellement, j'ai testé beaucoup de méthodes, aussi bien papier que sur téléphone et ordinateur. Finalement, je suis revenu à Google agenda. Cela s'avère être le plus pratique et le plus fonctionnel dans mon cas.

Tout d'abord car je suis toute la journée connecté. La majeure partie du temps sur un ordinateur et "au pire" avec le téléphone à portée de main (je ne fais pas ici l'apologie de la connexion 24/24). Forcément Google agenda a un avantage considérable dans ce cas vu qu'il est très facilement synchronisé entre les différents appareils.
Si vous travaillez en équipe, le partage d'agenda est facilement accessible ce qui est également appréciable.

Mais le point fort reste qu'il est très simple à utiliser. Cela va très vite d'ajouter les tâches (plusieurs sortes possibles, rappels, etc), de les modifier, de les déplacer...Et bien sûr, si vous chercher des fonctionnalités avancées, il est possible d'aller plus loin dans la prise en main.

Agissez

Si vous n'êtes pas encore un adepte de l'agenda, essayez de vous forcer à en utiliser un pendant quelques semaines. Si vous le faites correctement, vous ne pourrez, je pense, que constater que vous gagnez en productivité et que votre vision sur votre activité est meilleure.

Je ne peux pas imaginer un entrepreneur réellement efficace sans un agenda bien tenu.